今まで、古いメールについては削除してましたが、ここ数年は事務所のGmailアカウントを作って古いメールをGmailに保存するようにしています。Gmailの保存容量は15GBなので、今のところ余裕があります。
現在、メーラーとしてOutlookを使っています。プロバイダのメールだけでなくGmailアカウントも登録してあるので、Outlook上でメールをGmailのフォルダに移動すれば保存完了です。
こんな感じでGmailに保存しておけば、あとから検索するのも楽ですし、PCを入れ換えた際にメールが消えてしまったなんてこともなくなります。
ちなみに、テニス関係のメールもテニスクラブのGmailに保存してあります。メールのバックアップツールとしてGmailを使うのも一つの手かもしれませんね。