定時株主総会にて議決権を行使することができる株主ですが、会社法第124条第1項により基準日を設けている会社がほとんどだと思います。
そして、定款には「事業年度末日の最終の株主名簿に記載された株主を、その事業年度に関する定時株主総会において権利を行使することができる株主とする」と定めているケースが多いです。
今回、事業年度終了後定時株主総会開催までの間に、普通株式の一部を議決権のない種類株に転換した会社の役員変更登記の依頼がありました。定款には上記の定めがあるため、定時株主総会にて議決権を行使することができる株主は「事業年度末日の最終の株主名簿に記載された」株主であります。そのため、株主総会議事録には事業年度末日時点の「発行済株式総数」と「株主の人数」「議決権がある株式の数」「出席した株主の人数」「出席した株主の議決権の数」などを記載することにしました。
まあ、定時株主総会開催前に普通株式の一部を議決権のない種類株に転換すること自体、イレギュラーなことですが、こういった場合は会社法や定款の定めに従って処理していくことになりますね。