現在、３月決算の株式会社の役員改選の依頼がありますが、その中で取締役の１人が海外におり定時株主総会及び取締役会にはWeb出席する場合について相談がありました。こういったケースは初めてですが、コロナ渦の時は定時株主総会や取締役会をWeb会議システムを利用して行うことが多かったので、その時と同じように考えればいいのではないかと思いました。この場合、下記の対応が必要となりその旨を議事録に記載することになります。
１．定時株主総会
なお、取締役Ａは、下記記載のＸ株式会社会議室にて、Web会議システムを用いて定時株主総会に出席した。
（海外にあるＸ株式会社の本店所在地を記載）
定刻、代表取締役Ｂは議長席に着き、定款の規定により議長となり、本総会の開会を告げ、本日の出席株主数およびその持株数、議決権数を前記のとおり報告し、定足数を満たしているので本総会は適法に成立した旨を述べた。
Web会議システムにより、出席者の音声及び画像が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態になっていることが確認されて、直ちに議事に入った。
２．取締役会
なお、取締役Ａは、下記記載のＸ株式会社会議室にて、Web会議システムを用いて本取締役会に出席した。
（海外にあるＸ株式会社の本店所在地を記載）
定款の規定により代表取締役社長Ｂが議長となり、定刻に開会を宣し、直ちに議案の審議に入った。
Web会議システムにより、出席者の音声及び画像が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態になっていることが確認されて、議事に入った。
なお、今回は取締役Ａについても改選期を迎えます。定時株主総会の席上で就任承諾していますが、念のためＡについては住所及び氏名が記載され押印された就任承諾書を用意することにしましたね。
