とある株式会社で、補欠役員もしくは増員役員がいる場合でも、定時株主総会での役員改選議案が「取締役全員及び監査役が本定時株主総会の終結をもって任期満了退任するので～（以下略）」となっていれば、増員もしくは補欠役員を含めた役員全員の退任を証する書面となります。
先日、選任懈怠の状態の株式会社の役員変更の依頼があり、そのうち１名が補欠取締役でした。こういった場合でも、定時株主総会議事録に「取締役全員及び監査役が本定時株主総会の終結をもって任期満了退任するので～（以下略）」とあれば、誰が補欠取締役であるかを明記することまでは求められてません。（昭和５３年９月１８日民四５００３号）
そのため、今回は定時株主総会議事録に「取締役全員及び監査役が、平成２９年３月３１日決算にかかる定時株主総会を開催すべき日である平成２９年６月３０日に任期満了退任しているので～」と記載して申請しました。結果、今日までに登記が無事に完了しましたね。
